Você já ouviu falar em EDI?

No mundo dinâmico dos negócios B2B, a eficiência, a agilidade e a precisão são cruciais para a competitividade. O Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) entra em cena como uma solução tecnológica que transforma o modo como as empresas trocam informações, com automatização de processos e redução da margem de erros.

O EDI utiliza uma tecnologia que permite, de forma eletrônica, a troca de documentos comerciais – como ordens de compra, faturas e avisos de expedição – entre os sistemas de diferentes empresas. É uma solução que fornece blocos de dados codificados para a entrada íntegra e correta em sistema. Elimina, assim, a necessidade de intervenção humana para o envio de e-mails, fax ou documentos físicos, por meio da automatização dessas transações de maneira rápida e segura.

Para essa troca de informações entre sistemas, é adotada uma estrutura de dados. No sistema de origem, é gerada a necessidade de transferência dos dados, que contêm segmentos organizados de forma hierárquica. Já na Recepção e Processamento no sistema de destino, esses blocos de dados são recebidos e processados. A partir dessa interpretação dos dados contidos, o sistema de destino executa as ações necessárias, como atualizar registros ou iniciar processos.

O Monitoramento de Erros é a função adotada para que o fluxo do EDI opere corretamente. Em ambos os sistemas, o status dos blocos de dados é monitorado, a fim de garantir que a transmissão e o processamento sejam bem-sucedidos. Em caso de erros, os blocos podem ser reprocessados ou corrigidos manualmente.

Caso esteja se perguntando se este sistema é seguro, a resposta é sim. O uso do EDI é seguro, desde que sejam seguidas algumas práticas de segurança:

• Autenticação e Autorização:apenas usuários e sistemas autorizados podem criar, enviar e processar. Esse controle garantirá que apenas entidades confiáveis tenham acesso aos dados.
• Criptografia:a transmissão de blocos pode ser criptografada para proteger os dados durante o transporte entre sistemas, o que evitará a interceptação de informações sensíveis por terceiros.
• Monitoramento e Logs:os sistemas normalmente mantêm registros detalhados de todas as atividades relacionadas, que incluem criação, envio, recepção e processamento. Por meio dessa documentação, é possível realizar tanto auditorias quanto o monitoramento contínuo para detectar e responder a atividades suspeitas.
• Validação de Dados: os dados contidos nos blocos são validados tanto no sistema de origem quanto no sistema de destino, com o objetivo de garantir a integridade e a consistência das informações.
• Segurança de Rede:a infraestrutura de rede utilizada para a transmissão dos blocos deve contar com firewalls, VPNs e outras medidas de segurança, com foco na proteção contra acessos não autorizados.

Em indústrias que operam com paradas programadas anuais, como é o caso de uma fábrica de papel, a otimização do tempo é essencial. Nessas situações, cada hora sem operação pode custar milhares de dólares. Portanto, a comunicação precisa e ágil entre fornecedores, equipes de manutenção e o departamento de compras é vital para que as peças de reposição estejam disponíveis no momento exato, garantindo que o processo de manutenção seja concluído sem atrasos. Aqui, o EDI desempenha um papel estratégico, ao assegurar que todas as etapas estejam perfeitamente alinhadas às demandas em tempo real.

 

A IMPORTÂNCIA DO EDI PARA O SUCESSO NA MANUTENÇÃO E PRODUÇÃO

No cenário B2B, a automação proporcionada pelo EDI vai além de simples ganhos de tempo. A troca eletrônica de informações relevantes transforma a maneira como as operações são gerenciadas, com impacto direto nos seguintes aspectos:

• Eliminação de Erros Manuais: processos que anteriormente eram manuais, como digitação de pedidos e faturas, estão sujeitos a erros humanos, que podem acarretar problemas de produção e atrasos. Com processos automatizados por meio do EDI, a intervenção manual é eliminada e, consequentemente, a possibilidade de erros.
• Agilidade em Processos Críticos: o EDI permite que uma empresa de papel receba em segundos uma ordem de compra e envie, automaticamente, um aviso de embarque ao fornecedor. Processos que antes consumiam horas ou até mesmo dias – com verificações manuais, e-mails ou telefonemas – agora são concluídos em minutos.
• Atualização em Tempo Real:o EDI viabiliza, a todas as partes envolvidas em uma transação, acesso a dados precisos e atualizados, em tempo real. Isso significa que um gestor de produção sabe, imediatamente, quando um fornecedor enviou uma peça crucial para a manutenção de uma máquina.
• Redução de Custos: ao reduzir a necessidade de reprocessamento de dados, bem como o retrabalho causado por falhas de comunicação, o EDI também minimiza desperdícios, como os custos de correção de pedidos incorretos ou entregas atrasadas. Empresas que adotam o EDI frequentemente relatam uma redução significativa de custos operacionais e aumento da eficiência logística.
• Integração e Alinhamento entre Departamentos e Parceiros: o EDI facilita a comunicação não apenas entre empresas, mas também dentro da própria organização. As informações fluem de maneira rápida e automática entre os setores de produção, compras e logística, o que garante que todos os processos estejam sincronizados.

EXEMPLO PRÁTICO: MONTADORAS E CADEIA DE FORNECIMENTO

Um excelente exemplo da importância do EDI pode ser encontrado na indústria automotiva. Nesse setor, montadoras operam com uma cadeia de fornecimento extremamente complexa e fragmentada. Cada peça precisa chegar no momento certo à linha de montagem para que a produção seja contínua, sem interrupções. Um atraso ou erro em uma ordem de compra pode paralisar toda a fábrica.

Com o EDI, montadoras se comunicam diretamente com fornecedores: de modo automático, enviam e recebem documentos, como ordens de produção e faturas. Se uma peça está atrasada, o sistema emite um alerta em tempo real, o que permite uma tomada de decisão rápida e eficaz para mitigar problemas.

A ESTRATÉGIA COMPETITIVA

Adotar a automação estabelecida por EDI não é apenas uma tendência, mas uma necessidade estratégica para empresas que desejam se manter competitivas. Em mercados em que a inovação e a velocidade são diferenciais claros, o EDI torna-se essencial para:

• Aumentar a agilidade operacional, de modo que empresas respondam rapidamente às demandas dos clientes e ajustem suas cadeias de suprimentos de forma eficaz.
• Liberar mão de obra especializada para focar em atividades de maior valor agregado, como desenvolvimento de produtos e inovação, em vez de processos repetitivos e administrativos.

Na Voith Paper, atuamos conectados com vários clientes e estamos seguros da otimização que o EDI tem proporcionado aos processos de nossos clientes, e às nossas operações. Atualmente, o nível de abrangência e consistência dessas soluções nos permitem visualizar, dentro do ERP de um cliente, todo o nosso portfólio de part numbers, históricos de aquisições e muito mais.

O Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) é uma ferramenta essencial para empresas que buscam melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e aumentar a precisão nas transações comerciais. Especialmente em indústrias que dependem de sincronização de tempos e processos, a exemplo dos setores de papel e celulose e automotivo, o EDI se consolida como o “sistema nervoso” que mantém as operações performando de forma suave e eficiente. Mais do que uma escolha inteligente, a adoção da automação via EDI constitui uma necessidade estratégica para que empresas evoluam orientadas pela continuidade de crescimento e inovação, em um mundo de negócios cada vez mais digital.